全校各单位：

为加强我校举办国际会议管理工作，规范国际会议报批手续，现启动2024年度我校举办国际会议申报工作，具体事项通知如下：

一、申办原则

1.申报国际会议的范畴是指以线下、线上或线下线上相结合方式，由我校主办、承办或与国内外有关单位共同举办的，与会者来自3个及以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。外宾人数超过50人或总人数超200人的大型双边会议，参照国际会议相关规定进行申报。

2.外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域国际会议需报国务院审批，须在对外公布前至少提前6个月申报。其他一般性国际会议须至少提前3个月申报。

3.凡与外国机构（组织）合办国际会议，或承办外国某机构（组织）的系列会议，应在申报会议时将该机构（组织）相关背景资料、组织章程、曾组织的重大活动、对华态度等形成书面报告一并报送。

4.凡我校举办的国际会议，均需提前报批，未经批准不得擅自对外申办和承诺举办国际会议。

二、申报注意事项

1.请务必确认拟举办国际会议的中英文名称。会议名称一经报送将不能更改；会议名称中存在简写的，需附有简写名称的情况说明；

2.会议名称请避免使用“峰会”、“国际论坛”、“高端论坛”、“全球大会”、“高层会议”等称谓；

3. 经批准同意对外申办或举办的国际会议，在申办或举办过程中不得做出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务；

4.原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议；

5.原则上不邀请教育部领导出席国际会议及相关的礼仪活动；

6.会期和会议地点应避免与国家举办的重大国际性活动冲突；

7.有境外国际组织参与的国际会议，在了解真实意图后须附上相关说明及背景材料（名称须中英文，内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员中有无“一中一台”或“两个中国”问题，本次活动中有无敏感人士）；

8.双边会议报备手续与国际会议相同。

三、申报方法及截止时间

1.会议承办人填写附件中“国际会议申报文档”和“举办国际学术会议申请表”两份文档，承办人所在学院负责人审批并加盖公章，纸质版提交至国际合作与交流处项目管理科，电子档发送至 feo@vip.henu.edu.cn；

2.2023年12月29号前集中征集申报材料，国际会议审批材料原则上不接受后续补报。

四、咨询方式

联系人：苏日娜

电话：22863513

邮箱：feo@vip.henu.edu.cn

海外引智办公室

2023年11月3日