出访（参访）人员须出具拟前往国家或地区业务对口部门和相应级别人员提供的邀请函，邀请单位和邀请人应与出访（参访）人员的职级身份相称，不得降格以求。邀请函必须由国（境）外邀请方正式出具，发自邀请国（地区）本土。邀请函若非中文，需提供翻译件。

邀请函的内容一般为：访问事由、目的，访问日期、停留时间及活动日程，被邀团组成员姓名、单位、职务；访问期间费用和国际旅费等由谁负担，邀请人姓名（手迹）及其职务、职称等。

1.提交申请时需上传由团长签名的“出访行程”（“参访行程”），切实做到出访（参访）任务真实必要、明确具体，行程安排紧凑，出访单位与出访目的必须与出访人员身份一致。

2.填报的出访日期是指出发和返回的出入境日期（一般以边防出入境章为准），可能与邀请函日期不一致。为完成公务，应根据出访实际情况，结合出访时限规定，按照“精简节约”的原则统筹确定出访日期。

（1）出访任务获得批准后，工作人员将通过电话或微信方式通知申请人（或经办人）准备办理（申领）因公护照、签证的材料，并送至“河南大学出国（境）一站式服务中心”（明伦校区国际处（港澳台办）北楼一楼办公室）。

（2）如已有因公护照或签证，应确认护照有效期从返回之日算起大于180日，签证应为有效签证。由国际处提交材料至省外办申领因公护照，因公护照办理和申领一般需3-5个工作日。

（3）持因公护照办理签证需由省外办统一办理，办理时间根据各使馆情况有所差别。申请人应合理妥善安排时间提交材料，以免影响出行。

（4）持因公护照前往与我国免签或可办理落地签证以及签发无纸电子签证的国家和地区，需提交相关材料，由国际处提交省外办办理出境证明。

（5）符合相关规定可持因私护照出访人员的因私护照及签证由出访人自行办理。

（6）出国前应购买紧急救援险等境外保险。

（1）因公赴港澳通行证的办理（申领）参照“1.办理（申领）因公护照/签证”流程办理。

（2）因公赴港澳通行证办理相关签注需由省港澳办统一办理。

1.新办因公证照、签证（签注、出境证）办理好后，申请人（或经办人）将收到信息通知前往国际处（港澳台办）领取证照，请核对证件、签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证（出境证）有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误，请及时联系学校国际处（港澳台办）。

2.出访任务结束后3日内，教职工须将所持证照上交相关部门。因公证照交回国际处（港澳台办），由国际处（港澳台办）上交省外办（省港澳办）保管；其他证件依据管理权限上交学校组织部或人事处保管。

1.出访任务结束后，应及时进行出访总结。因公出国（境）人员须在返回后1个月内向国际处（港澳台办）提交经本单位党委（党组）研究评估并由团长签署的出访（参访）报告、1张以上出访（参访）照片、护照（通行证，包括护照（通行证）首页、签证（签注）页和出入境记录页）复印件和其他相关材料等。

2.如需进行财务报销，申请人（或经办人）须备齐《河南大学教职工因公出国（境）审批表》复印件、由河南大学或上级主管部门签发的出国（境）任务批件原件、护照（通行证，包括护照（通行证）首页、签证（签注）页和出入境记录页）复印件、邀请函、财务相关票据等材料，自行前往财务处办理报销事宜（每周四下午集中办理）。

教职工在不影响正常工作的情况下，可利用法定节假日和寒暑假申请因私出国（境）。原则上因私出国（境）时间不超过21天。

申请人必须在行前凭有效教工号，登录“外事工作服务系统”（河南大学官网（右上角）-网上办事大厅-外事工作服务系统点击登录）提交申请，完成校内审批流程。